Sebuah event adalah media yang cocok untuk membangun koneksi, mempromosikan bisnis, atau membagikan pengetahuan kamu agar menjangkau audiens yang lebih luas. Selain itu, membuat event juga sangat efektif jika dijalankan dengan matang dan penuh persiapan. Tak heran menangani sebuah event besar yang sukses akan menjadi sebuah challenge untuk dilakukan.
Tapi tenang aja! Berikut ada beberapa tips untuk kamu yang punya mimpi membuat sebuah event besar...
Langkah 1: Identifikasi Tujuan dan Obsesi Yang Ingin Kamu Raih
Setiap petualangan pasti dimulai dengan niat. Sebelum kamu memasuki ranah event, tetapkan terlebih dahulu niat dan goals kamu. Apakah berhubungan dengan bisnis? menyebarluaskan gagasan/wawasan kamu? atau hanya sekadar untuk media entertainment? Pada poin ini sangatlah penting untuk memiliki landasan fundamental tersebut agar dapat memberi arah yang jelas pada event yang akan kamu jalankan.
Langkah 2: Pilih Jenis Event yang Tepat
Seperti halnya memilih kostum untuk datang ke sebuah pesta, kamu perlu memilih jenis event yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan kamu. Seminar, konferensi, pameran dagang, atau mungkin sebuah festival musik? Ini adalah pilihan penting yang harus kamu putuskan diawal untuk membuat event yang sesuai dengan tujuan kamu.
Langkah 3: Tentukan Tanggal dan Lokasi
Tentukan tanggal dan lokasi yang tepat, seperti memilih waktu yang pas untuk sebuah romansa. Pastikan tanggalnya cocok dengan jadwal kamu dan lokasi yang strategis. Pastikan terlebih dahulu kamu memiliki beberapa opsi lokasi yang potensial, kemudian lakukanlah beberapa survey lokasi dan pilihlah venue yang sekiranya memenuhi kriteria acara kamu.
Langkah 4: Menyusun Anggaran
Uang, walau bukan segalanya, tetap penting. Buatlah rencana anggaran yang matang. Hitung biaya untuk tempat, perlengkapan, promosi, dan peralatan dengan cermat. Meskipun uang bukan sepenuhnya menjadi tolak ukur kesuksesan acara kamu namun hal tersebut tetaplah sangat penting. Jalinlah kerjasama ke beberapa pihak atau sponsor supaya jangkauan event kamu pun lebih luas.
Langkah 5: Bangunlah Tim Impian
Ingat, Spiderman pun memiliki Avengers sebagai sebuah tim. Bekerjasamalah dengan orang-orang yang memiliki keahlian yang berbeda. Perencanaan, pemasaran, dan pelaksanaan, semuanya memerlukan sentuhan khusus. Jangan ragu untuk membagi tugas. Bukalah job opening untuk volunteering atau freelance, selain dapat membantu membuka lapangan pekerjaan, hal ini juga bagus untuk memperluas koneksi.
Langkah 6: Memasarkan Event Anda
Promosi adalah kunci untuk mencapai kesuksesan pada sebuah event. Gunakan kekuatan media sosial, email marketing, atau bahkan promosi offline jika perlu. Jangan lupa untuk merangkai kata-kata ajaib dalam semua pesan promosi event kamu untuk meningkatkan visibilitas event kamu.
Langkah 7: Persiapan yang Matang
Ingat, persiapan yang matang dan strategi yang hebat hanya akan didapat melalui perhitungan yang tepat. Memang benar tidak ada yang benar-benar dapat memprediksi kesuksesan, namun setiap orang setidaknya dapat meminimalisir kegagalan. Pastikan semua detail event, seperti materi presentasi, peralatan, dan kontrak dengan vendor, telah disiapkan dengan baik. Lakukan beberapa uji coba sebelum akhirnya event dibuka untuk umum.
Langkah 8: Pertunjukan Dimulai!
Saatnya acara dimulai! Koordinasikan tim dan panitia untuk memastikan semua aspek event berjalan sesuai rencana dan tidak ada miskom. Jangan lupa untuk selalu pantau dan pastikan tidak ada masalah dalam berbagai aspek acara.
Langkah 9: Lakukan Apresiasi dan Evaluasi
Setelah gemerlap acara selesai, saatnya untuk mengevaluasi. Tinjau apa yang berjalan dengan gemilang dan apa yang dapat ditingkatkan. Dari sini, kamu akan tumbuh dan lebih siap untuk pertunjukan berikutnya.
Dengan mengikuti panduan ini, setidaknya kamu sudah memiliki gambaran untuk memastikan event yang kamu jalani akan berjalan sukses. Ingat, setiap event adalah panggung di mana kamu bisa mengukir sejarah, membangun hubungan, dan mewujudkan impian namun hal ini bukan berarti segala hal akan berjalan mudah. Benar kalo bikin event itu nggak segampang yang kamu kira...
Pastikan untuk bekerjasama dengan yang sudah berpengalaman dalam menghandle event-event besar. Seperti KAIA Project yang sudah mengantongi portfolio event besar yang viral! Sebut saja seperti Dendam Hotel Palmerah, Astro Interstellar by MoT and many more...
Yuk hubungi KAIA Project aja!
Comments